Vor einigen Jahren habe ich im Rahmen meines Seminars "SOS - die Mailflut lenken mit LotusNotes" eine deutsche Abwandlung für das international durchaus eingesetzte eom - "end of message" kreiert.
Zum Einen bin ich - obwohl IT-Trainerin und VBA-Programmiererin dem Englischen sehr verbunden - der Meinung, dass wir in Deutschland durchaus ein Recht haben, auf unsere Sprache.
Zum Anderen war mein Kunde eine deutsche staatliche Einrichtung, deren primäre Kommunikation in Deutsch geführt wird und daher Wert legt auf deutsche Bezeichnungen.
Ein Betreffcode oder besser rein Deutsch: Ein Betreffschlüssel in einer Mail erleichtert deren Verarbeitung, denn sie gibt dem Empfänger bereits die ersten Stichworte zum genauen Inhalt. Sie kann auch schon Antwortzeiten und Ablageorte vorgeben.
Außerdem kann eine kurze Mail auch nur aus ihrem Betreff alleine bestehen, sozusagen SMS per Mail.
Mein KAI bedeutet: "Keine Andere Information". Wenn sich die Kommunizierenden darauf verständigen, kann man nämlich die Ranken und Röschen der Höflichkeit auch mal lassen. Eine Mail wie:
"Hallo liebe Frau Müller,
ich teile Ihnen nur kurz mit, dass ich bis zum 20. Juni im Urlaub bin.
Ich wünsche Ihnen eine gute Zeit.
Freundliche Grüße sendet
Sabine Theisen-Schwede"
kann ohne Probleme verkürzt werden auf:
An: GudrunMueller@sts-Seminare.de
Betreff: Bin im Urlaub bis zum 20. Juni 2015 - KAI
Deutlich reduziert sich die Zeit zum Eintippen für den Absender und für den Empfänger ergibt sich eine rasant kurze Lesezeit. Win-Win-Situation - alle haben gewonnen.
Nach zweijähriger Pause für dieses Seminar, das viele Male an verschiedenen Standorten des Kunden durchgeführt wurde, fand Mitte Mai wieder eines statt. Hier war mein KAI bereits bekannt. Er hat sich also durchgesetzt im Unternehmen - was mich sehr freut.
Es ist schön, wenn sich eigene Kreationen ihren Weg bahnen in der Welt :-)
Warum eigentlich KAI?
Ich brauche für meine Erinnerung sprechende Abkürzungen.
Sie kennen das AIDA-Prinzip aus dem Vertrieb: Aufmerksamkeit > Interesse >Dringlichkeit >Aktion
oder
EVA aus der Informationstechnologie: Eingabe > Verarbeitung > Ausgabe?
Wenn ich KAI bei einem neuen Empfänger erstmalig einsetze, gebe ich für ca. 3 Mails hinter KAI den Zusatz ("keine andere Information") an. Dann kann man das lassen, die Empfänger haben es verstanden. In der Regel sind diese Empfänger Projektmitglieder, Trainerkollegen oder Kunden, mit denen ich dieses Verfahren kurz telefonisch oder im persönlichen Gespräch vereinbare.
Ich freue mich über Ihre Meinung hierzu, die Sie gerne als Kommentar zu diesem Artikel hinterlassen können.
Danke für Ihre Lesefreude
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